ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ВИКОРИСТАННЯ ФАЙЛІВ COOKIE

1.1. Ця Політика конфіденційності та використання файлів cookie (далі — Політика) поширюється на всіх користувачів вебсайту https://theelixir.ai/ та його піддоменів, зокрема https://app.theelixir.ai/ (далі разом — Вебсайт), мобільного застосунку The Elixir, а також на Клієнтів, які замовляють або отримують послуги Парфумерної лабораторії «The Elixir» (далі — Клієнти).

1.2. Політика описує мету, порядок збору, використання, обробки, зберігання та передачі персональних даних, які ФОП Борисенко Валерій Валерійович (далі — Виконавець або The Elixir; повні відомості — у розділі 2) отримує під час надання послуг або використання Вебсайту.

1.3. Використовуючи Вебсайт, Користувач підтверджує, що ознайомився з цією Політикою та зі своїми правами як суб’єкта персональних даних. У випадках, коли обробка персональних даних ґрунтується на згоді, така згода надається окремо — шляхом вчинення активної дії (проставлення відмітки у відповідній формі, налаштування файлів cookie, добровільне проходження AI-анкети після ознайомлення з умовами) — і може бути відкликана Користувачем у будь-який момент.

1.4. Якщо Користувач не погоджується з умовами цієї Політики — він має утриматися від використання Вебсайту та послуг лабораторії.

Контролером персональних даних є:

ФОП Борисенко Валерій Валерійович

Бренд: Парфумерна лабораторія «The Elixir»

Вебсайт: https://theelixir.ai/ (включно з піддоменом https://app.theelixir.ai/)

Електронна пошта для запитів щодо персональних даних: hello@theelixir.ai

(далі — Виконавець або The Elixir)

Виконавець діє як контролер персональних даних при обробці даних фізичних осіб. Усі запити стосовно реалізації прав суб’єктів персональних даних надсилаються на адресу hello@theelixir.ai.

Закон — Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (зі змінами).

GDPR — Регламент (ЄС) 2016/679 Європейського Парламенту і Ради від 27.04.2016 про захист фізичних осіб у зв’язку з обробкою персональних даних (Загальний регламент про захист даних).

Персональні дані — будь-яка інформація, що стосується ідентифікованої або такої, що може бути ідентифікована, фізичної особи. Фізична особа може бути ідентифікована прямо чи опосередковано — за ім’ям, ідентифікаційним номером, даними місцезнаходження, онлайн-ідентифікатором або за одним чи кількома факторами, характерними для фізичної, фізіологічної, генетичної, розумової, економічної, культурної або соціальної ідентичності цієї особи (ст. 4(1) GDPR).

Фізична особа (суб’єкт даних) — будь-яка особа, яка відвідує Вебсайт, використовує AI-сервіс або замовляє послуги Парфумерної лабораторії «The Elixir».

Обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій з персональними даними: збір, зберігання, адаптація, зміна, відновлення, використання, передача, знеособлення, блокування, видалення або знищення даних.

Профілювання — автоматизована обробка персональних даних, що полягає у використанні таких даних для оцінки певних особистісних аспектів, зокрема смакових уподобань у сфері ароматів, для надання персоналізованих рекомендацій.

The Elixir збирає лише ті персональні дані, які необхідні для надання послуг. Збір зайвих або надлишкових даних не здійснюється.

4.1. Дані Клієнта

— ім’я та/або прізвище;

— адреса електронної пошти;

— номер мобільного телефону;

— адреса доставки (у разі замовлення товарів);

— назва підприємства та посада (для корпоративних клієнтів);

— посилання на профілі у соціальних мережах (якщо надається добровільно).

4.2. Транзакційні та фінансові дані

— інформація про замовлені послуги та товари;

— дані про оплату (спосіб оплати, статус транзакції); банківські реквізити картки обробляються виключно платіжними системами — The Elixir не зберігає повні дані платіжних карток.

4.3. Дані бронювання та сесій

— дата, час та формат замовленої парфумерної сесії (індивідуальна / парна / групова);

— кількість учасників;

— відомості про алергічні реакції або протипоказання, повідомлені Клієнтом добровільно до початку сесії (порядок обробки таких відомостей — у п. 4.8 та п. 6.3 цієї Політики).

4.4. Дані AI-профілювання (аромо-профіль)

При використанні AI-сервісу підбору аромату The Elixir збирає:

— відповіді на питання анкети смакових уподобань;

— параметри аромо-профілю, сформованого на основі відповідей;

— рекомендовані ароматичні сім’ї та композиції.

Зазначені дані є результатом автоматизованої обробки (профілювання). Детальніше — у розділі 10 цієї Політики.

4.5. Дані про створені формули

— унікальний ідентифікатор формули аромату, самостійно створеного Клієнтом під час сесії;

— перелік обраних Клієнтом компонентів та їх пропорції (зберігається в базі лабораторії для можливості повторного відтворення на запит Клієнта).

4.6. Технічні дані (автоматично)

— IP-адреса;

— дата та час запиту;

— тип та версія браузера, операційна система;

— сторінки, переглянуті на Вебсайті;

— файли cookie та подібні технології відстеження.

4.7. Дані взаємодії

— записи контактів з The Elixir: телефонні дзвінки, листування електронною поштою, повідомлення у месенджерах (Viber, Telegram, WhatsApp та ін.), чат на Вебсайті;

— взаємодія з офіційними сторінками The Elixir у соціальних мережах (Instagram, Facebook тощо).

4.8. Особливі категорії даних. Що The Elixir не збирає

The Elixir не збирає та не обробляє: інформацію про расове або етнічне походження; політичні, релігійні або світоглядні переконання; біометричні або генетичні дані.

Єдиний виняток — відомості про алергічні реакції або протипоказання, які Клієнт добровільно повідомляє до початку сесії. Такі відомості належать до даних про стан здоров’я (особлива категорія персональних даних у розумінні ст. 7 Закону та ст. 9 GDPR) і обробляються виключно на підставі явної згоди Клієнта (ст. 9(2)(a) GDPR) та виключно з метою безпечного проведення сесії. Ці відомості не передаються третім особам і видаляються після завершення надання послуги, якщо Клієнт не надав окремої згоди на їх збереження для наступних сесій.

— при відвідуванні Вебсайту та використанні його функціоналу;

— при заповненні форм запису на сесію, майстер-клас або корпоративний захід;

— при проходженні анкети AI-сервісу підбору аромату;

— при оформленні замовлення на купівлю товарів;

— при підписці на розсилку;

— під час та після парфумерної сесії (формула, дані бронювання);

— при зверненні до The Elixir телефоном, електронною поштою, у месенджерах або через соціальні мережі;

— при взаємодії з офіційними сторінками The Elixir у соціальних мережах (лайки, підписки, коментарі).

6.1. Виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR)
— запис та підтвердження бронювань парфумерних сесій та майстер-класів;
— надання замовлених послуг та реалізація товарів;
— обробка оплат та управління транзакціями;
— інформування Клієнта про зміни в замовленні, розкладі або умовах надання послуг;
— організація доставки замовлених товарів логістичними партнерами, у тому числі міжнародної доставки;
— збереження формул для можливості повторного відтворення на запит Клієнта.
6.2. Законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR)
— аналіз та покращення якості послуг і продуктів;
— статистика та маркетингові дослідження (в знеособленому вигляді);
— забезпечення безпеки Вебсайту та виявлення шахрайства;
— ведення записів контактів із Клієнтами для вирішення спорів або претензій.
6.3. Згода суб’єкта (ст. 6(1)(a) GDPR)
— надсилання маркетингових розсилок, новин, акційних пропозицій та анонсів заходів (виключно за окремої згоди);
— AI-профілювання смакових уподобань та формування персоналізованого аромо-профілю;
— обробка добровільно повідомлених відомостей про алергічні реакції або протипоказання — на підставі явної згоди (ст. 9(2)(a) GDPR, ч. 2 ст. 7 Закону), виключно для безпечного проведення сесії;
— використання файлів cookie аналітики та маркетингу (детально — розділ 7).
Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.
6.4. Виконання юридичного обов’язку (ст. 6(1)(c) GDPR)
— передача даних уповноваженим державним органам відповідно до вимог законодавства України;
— виконання вимог податкового, бухгалтерського та статистичного обліку;
— дотримання інших нормативних зобов’язань.

Файли cookie — це невеликі текстові файли, що зберігаються на пристрої Користувача під час відвідування Вебсайту. The Elixir використовує наступні типи файлів cookie:

​

Технічні (обов’язкові)

Необхідні для коректної роботи Вебсайту: авторизація, збереження кошика, мовні налаштування. Не потребують згоди.

Аналітичні

Збирають знеособлену статистику відвідувань для покращення Вебсайту (Google Analytics або аналогічні). Потребують згоди.

Маркетингові

Використовуються для показу релевантної реклами та відстеження ефективності кампаній. Потребують згоди.

Функціональні

Зберігають уподобання Користувача (результати AI-анкети, вподобані аромати). Потребують згоди.

Сесійні cookie автоматично видаляються після закриття браузера. Постійні cookie зберігаються до закінчення терміну дії або до їх видалення Користувачем.

При першому відвідуванні Вебсайту Користувач отримує повідомлення про використання cookie та може налаштувати свій вибір через Центр налаштувань cookie. Відмова від необов’язкових cookie не обмежує доступу до основних функцій Вебсайту.

Детальніше про управління cookie в браузері: https://allaboutcookies.org/european-privacy-laws

The Elixir не продає, не розголошує та не передає персональні дані Клієнтів третім особам без їхньої згоди, за винятком таких випадків:

8.1. Логістичні партнери

Адреса та ПІБ Клієнта передаються транспортно-кур’єрським компаніям виключно для організації доставки замовлених товарів: ТОВ «НОВА ПОШТА» (ЄДРПОУ 31316718) — доставка по Україні та міжнародні відправлення; АТ «Укрпошта» (ЄДРПОУ 21560045) — міжнародні відправлення.

8.2. Платіжні системи

Дані, необхідні для обробки оплати, передаються платіжним провайдерам. Повні реквізити платіжних карток The Elixir не отримує та не зберігає.

8.3. Маркетингові та аналітичні сервіси

За наявності відповідної згоди Клієнта дані можуть передаватись постачальникам аналітичних та маркетингових інструментів (Google, Meta тощо) виключно в обсязі, визначеному згодою.

8.4. Постачальники технічних послуг (процесори)

Для забезпечення роботи Вебсайту та надання послуг The Elixir залучає постачальників послуг хостингу, CRM-системи, сервісів email-розсилок та комунікаційних платформ (месенджерів), які обробляють персональні дані від імені та за дорученням The Elixir на підставі договорів, що гарантують конфіденційність і захист даних. Актуальний перелік категорій процесорів надається на запит: hello@theelixir.ai.

8.5. Уповноважені державні органи

The Elixir розкриває персональні дані на вимогу компетентних органів влади відповідно до чинного законодавства України.

Усі треті особи, що обробляють дані від імені The Elixir, зобов’язані дотримуватися цієї Політики та вимог чинного законодавства.

The Elixir може передавати персональні дані за межі України у разі використання хмарних сервісів чи маркетингових платформ, зареєстрованих в інших країнах, а також при організації міжнародної доставки замовлень (передача адресних даних отримувача закордонному перевізнику). Така передача здійснюється лише якщо:

— передача необхідна для виконання договору з Клієнтом (зокрема, для міжнародної доставки замовлення); або

— Європейська комісія визнала, що країна призначення забезпечує належний рівень захисту персональних даних; або

— постачальник пов’язаний стандартними договірними положеннями відповідно до вимог законодавства про захист даних.

10.1. The Elixir використовує AI-сервіс для автоматизованого аналізу відповідей Клієнта та формування персоналізованого аромо-профілю — рекомендацій щодо ароматичних сімей та конкретних композицій.

10.2. AI-профілювання не має для Клієнта юридично значущих або аналогічно суттєвих наслідків — воно є виключно інформаційно-рекомендаційним інструментом і не обмежує доступ до послуг.

10.3. Клієнт має право у будь-який момент:

— відмовитися від проходження AI-анкети та отримати послугу без профілювання;

— запросити інформацію про логіку та параметри, що використовуються при формуванні аромо-профілю;

— оскаржити результат автоматизованого профілювання та отримати консультацію фахівця лабораторії.

10.4. Для відмови від AI-профілювання або для реалізації зазначених прав надсилайте запит на: hello@theelixir.ai

The Elixir зберігає персональні дані лише стільки, скільки це необхідно для досягнення цілей обробки, з урахуванням тривалості договірних відносин, строків зберігання, встановлених законодавством України, та необхідності вирішення можливих спорів або пред’явлення правових вимог. Орієнтовні строки зберігання за категоріями даних:

​

Дані замовлень, транзакцій та первинні документи

Протягом строків, встановлених податковим і бухгалтерським законодавством України (щонайменше 1095 днів). Підстава — юридичний обов’язок.

Дані бронювань та записи контактів (листування, звернення)

Протягом договірних відносин та 3 роки після останнього замовлення (загальний строк позовної давності). Підстава — законний інтерес.

AI-аромо-профіль та збережені формули

Протягом строку дії облікового запису Клієнта та 12 місяців після його закриття або останнього замовлення. Підстава — договір / згода.

Дані для маркетингових розсилок

До відкликання згоди Клієнтом.

Відомості про алергічні реакції та протипоказання

До завершення надання послуги (сесії), якщо Клієнт не надав окремої згоди на збереження для наступних сесій. Підстава — явна згода.

Технічні дані та файли cookie

Відповідно до строків дії cookie та налаштувань Користувача (розділ 7).

​

Після спливу зазначених строків або на вимогу Клієнта дані підлягають видаленню або знеособленню, якщо відсутні інші законні підстави для їх зберігання.

The Elixir вживає організаційних та технічних заходів для захисту персональних даних від випадкового або незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття або доступу, а саме:

— шифрування даних при передачі (HTTPS/TLS);

— обмежений доступ до персональних даних — лише для уповноважених співробітників;

— регулярний перегляд та оновлення заходів безпеки.

У разі виявлення порушення безпеки персональних даних The Elixir:

— вживатиме негайних заходів для локалізації та усунення інциденту;

— повідомить відповідний регуляторний орган у строки, передбачені законодавством (зокрема, протягом 72 годин — відповідно до ст. 33 GDPR);

— повідомить Клієнтів, чиї дані могли постраждати, якщо це вимагається законом.

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI та GDPR Клієнт має такі права:

1. Право на доступ

Клієнт має право отримати підтвердження того, чи обробляються його персональні дані, та копію таких даних (запит суб’єкта даних — Subject Access Request).

2. Право на виправлення

Клієнт може вимагати виправлення неточних або доповнення неповних персональних даних.

3. Право на видалення («право бути забутим»)

Клієнт може вимагати видалення персональних даних, якщо: відпала мета їх обробки; відкликана згода; дані оброблялись незаконно. Право обмежується у випадках, коли дані необхідні для виконання юридичного обов’язку або пред’явлення правових вимог.

4. Право на обмеження обробки

Клієнт може вимагати тимчасового припинення обробки даних, якщо: оспорюється точність даних; обробка незаконна, але Клієнт проти видалення; дані більше не потрібні, але необхідні Клієнту для правових вимог.

5. Право на перенесення даних (портабельність)

Клієнт має право отримати свої персональні дані у структурованому, широко використовуваному та машинозчитуваному форматі, а також передати їх іншому контролеру (за технічної можливості).

6. Право на заперечення

Клієнт може у будь-який час заперечити проти обробки даних, що ґрунтується на законному інтересі або здійснюється для маркетингових цілей, включаючи профілювання.

7. Право на відкликання згоди

Клієнт може у будь-який момент відкликати надану згоду. Відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання. Після відкликання згоди The Elixir може бути не в змозі надавати окремі послуги (наприклад, AI-підбір аромату).

8. Права щодо автоматизованих рішень

Клієнт має право не бути об’єктом рішення, що ґрунтується виключно на автоматизованій обробці, якщо таке рішення має для нього юридично значущі наслідки. Стосовно AI-профілювання The Elixir — детальніше у розділі 10.

Для реалізації будь-якого з зазначених прав надсилайте запит на: hello@theelixir.ai

The Elixir може попросити підтвердити особу перед виконанням запиту з метою захисту персональних даних. Відповідь надається протягом 30 календарних днів.

Якщо Клієнт вважає, що його персональні дані обробляються з порушенням законодавства, він має право звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини — наглядового органу у сфері захисту персональних даних в Україні.

Вебсайт Уповноваженого: https://www.ombudsman.gov.ua/

Для Клієнтів, що перебувають в ЄС: скарга може бути подана до наглядового органу держави-члена за місцем проживання Клієнта.

Якщо обробка персональних даних ґрунтується на згоді, згода дитини у зв’язку з пропонуванням їй послуг інформаційного суспільства є правомірною, якщо дитині виповнилося 16 років. Для осіб молодших 16 років обробка на підставі згоди допускається лише за згодою батьків або іншої особи, що несе батьківську відповідальність. The Elixir не збирає свідомо персональні дані осіб молодше 16 років без відповідної батьківської згоди.

Вебсайт The Elixir може містити посилання на сторонні вебсайти. The Elixir не несе відповідальності за практики конфіденційності та зміст таких ресурсів. Рекомендуємо ознайомлюватися з політикою конфіденційності кожного вебсайту перед передачею будь-яких персональних даних.

The Elixir може вносити зміни до цієї Політики у зв’язку зі змінами законодавства, розширенням переліку послуг або функціонального розвитку Вебсайту. Актуальна редакція завжди розміщена на Вебсайті з датою останнього оновлення.

У разі внесення істотних змін, що впливають на права Клієнтів, The Elixir надсилає додаткове повідомлення на електронну адресу Клієнта.

Якщо Клієнт не погоджується зі змінами Політики — він має право припинити використання послуг та подати запит на видалення персональних даних на: hello@theelixir.ai